1. Kaikki alkaa siitä, että saamme Ukrainan sairaaloista, viranomaisilta, järjestöiltä tai puolustusvoimilta kirjallisen pyynnön siitä, mitä he tarvitsevat.
2. Kun olemme saaneet pyynnön, yritämme löytää heidän pyytämänsä ja tarvitsemansa tarvikkeet. Tämä tapahtuu sekä saaduin tavaralahjoituksin että lahjoitusvaroin suorilla ostoilla.
3. Seuraavaksi kootaan lista siitä, mitä pyydetyistä tavaroista voimme toimittaa.
4. Kaikki Ukrainaan toimitettava tavara ilmoitetaan tullissa matkalla Ukrainaan.
5. Ukrainassa tarvikkeet toimitetaan suoraan luotettaville yhteistyökumppaneillemme. Kumppanimme toimittavat edelleen meiltä saadut tarvikkeet sairaaloille, viranomaisille tai puolustusvoimille.
6. Emme siis toimita mitään suoraan yksityishenkilöille, vaan kaikki tapahtuu luotettavien organisaatioiden kautta, joiden kanssa teemme hyvää yhteistyötä.
7. Tarvikkeet vastaanottava osapuoli lähettää leimatun asiakirjan Kalynalle, jossa se vahvistaa, että he ovat vastaanottaneet toimituksemme ja myös sen, mitä toimitus on sisältänyt.
8. Ukrainan poliisi tekee usein auditointeja ja tarkastaa, että Ukrainassa vastaanotetut tavarat on todella toimitettu ja ovat paikoissa, joissa niiden dokumenttien mukaan kerrotaan olevan. Kaikkea tätä valvotaan tarkasti.
9. Dokumentaatio on aina yksityiskohtainen ja toivomme saavamme aina mahdollisimman paljon valokuvia toimituksistamme avoimuuden ja prosessien läpinäkyvyyden lisäämiseksi.
10. Kalynalle lahjoituksen tekevän henkilön olisi hyvä tehdä lista siitä, mitä lahjoitus sisältää. Paperi seuraisi näin lahjoituksen mukana. Tämä helpottaisi paljon dokumentointiamme ja tulliselvitystämme.
